On nous a annoncé des changements spectaculaires, à nous collaborateurs ; la réalité a été à la mesure des promesses : spectaculaire : nous avons complètement transformé notre structure organisationnelle et recomposé nos rangs. Il s'agissait pour l’entreprise d'une étape essentielle et décisive. Lisez la suite pour découvrir notre démarche, notre nouveau mode de collaboration et les enseignements que nous en avons tirés. 

Le point de départ

Ces dernières années, notre entreprise a connu une forte croissance. Mais si la croissance est un indice positif essentiel pour une société, elle est aussi synonyme de nouveaux défis. Et nous n'avons pas toujours su relever les défis structurels proposés. C’est ce qui nous a motivés, entre autres, à entamer la transformation de notre organisation à l'automne/hiver 2015, dans le cadre d'un groupe de projet interne.

Il fallait tout d'abord avoir une prise de conscience commune de la réalité de la situation. Nous avons donc mis l'organisation à nu et nous nous sommes remis en question sans ménagement, tout en sondant les points faibles et en soulignant les points forts. Progressivement, nous avons ébauché une vision : Quel serait le visage de notre organisation idéale ? Quels critères devrait-elle remplir ? Quelles en seraient les conditions générales ?

Nous voulions une structure organisationnelle qui réponde entre autres aux critères suivants :

  • Privilégier la simplicité
  • Ménager un environnement flexible propice au changement
  • Se faire l'écho de différentes cultures et générations
  • Placer l'humain au cœur de nos actions
  • Garantir une modularité à l'échelle des collaborateurs et des sites 

En bref : une organisation agile.

À la recherche de la forme «adéquate»

Sur la base des critères définis, nous avons recherché la structure organisationnelle qui nous conviendrait. Devrait-elle reposer sur une hiérarchie ou plutôt sur une hétérarchie, c'est-à-dire sur un pied d'égalité, en coexistence ? Étant donné l'importance que nous accordons à l'autodétermination, plutôt même une holarchie ? Dans tous les cas, éviter l'anarchie...
Difficile de s'y retrouver dans tous ces termes. Difficile aussi de les concilier avec notre culture d'entreprise.
Voilà qui a été le point de départ d'un processus long, intense et passionnant. Nous nous sommes penchés sur nos valeurs pour les redéfinir et poser les bases de notre structure organisationnelle. Nous avons puisé notre inspiration à différentes sources et pris des décisions qui définiraient la configuration future de l'organisation.
Au printemps 2016, nous avons présenté notre proposition à l'ensemble du personnel lors d'une information aux collaborateurs, marquant ainsi le coup d’envoi de la phase de réalisation du projet « simplify ». 

simplify by Erne – notre nouvelle structure organisationnelle

Qu'en est-il exactement du projet ?

simplify, notre nouvelle structure, est constituée de squads, de chapters et de tribus.
Les squads sont des équipes qui endossent une mission. Certains squads sont et restent fixes (p. ex. la gestion clients d'un segment de clientèle donné), d'autres ont une durée indéterminée (p. ex. projet de développement dans une technologie ou thématique précise). Au sein d'un squad, différents spécialistes collaborent à une même mission, ce qui favorise l'échange interdisciplinaire.

Un chapter rassemble tous les spécialistes d'un même domaine au-delà de leur appartenance à un squad. C'est ici que les thèmes spécialisés trouvent leur place et que l'on aborde le contenu de la formation professionnelle et continue des spécialistes.
Les tribus regroupent des squads de même nature, rassemblés autour d'une même thématique, à l'image d'une unité opérationnelle.
Nous comptons actuellement 4 tribus, 18 squads et 10 chapters.

Nous avons remanié notre structure de direction et créé de nouvelles fonctions dirigeantes : le squad leader dirige la squad et assume la responsabilité de la réalisation de la mission. Le chapter leader se charge de l'accompagnement et de la direction métier. La responsabilité globale de chaque tribu et sa représentation au sein de la direction incombe au tribe leader.
De plus, nous avons créé un squad Qualité qui se charge entre autres du développement de l'organisation, de l'accompagnement et de la formation aux processus de changement plus ou moins importants en cours. 

simplify by Erne : un modèle de réussite ?

Toute transformation de cette envergure demande du temps avant que les changements ne se concrétisent vraiment. Nous sommes sur la bonne voie et pouvons d'ores et déjà nous féliciter de nombreuses réussites.
Les changements internes ont d’ailleurs un impact positif sur l'expérience client. La restructuration a été perçue comme positive par les clients et comme un allègement. Nous en sommes ravis et cela nous encourage à poursuivre la transformation.

De nouveaux défis

simplify nous a permis de renverser quelques éléments trop statiques. À nous maintenant de ne plus laisser les choses se figer à nouveau.
Du point de vue de nos clients, simplify a beaucoup réduit la complexité, ce qui était l'un de nos objectifs. Du point de vue interne, simplify n'est pas aussi «simple» que le terme ne le suggère. La nouvelle structure exige une communication plus étendue, ciblée et active. Ceci s'inscrit dans un processus d'apprentissage continu. Nous voulons rester ouverts et continuer à nous transformer s'il le faut. Telle est la clé de la réussite du modèle «simplify by Erne».